GUBIS Immobilienservice GmbH Leistungsbeschreibung für Hausverwaltung und Immobilienmanagement

Leistungs­beschreibung

Grundzüge unseres Leistungsumfangs

I. Kaufmännische Verwaltung

1. 1. Eigentümer

2. • Erstellung eines Wirtschaftsplans für den Eigentümer. Dieser beinhaltet:
     • voraussichtliche Mieteinnahmen ( Netto - kalt )
     • Berücksichtigung der Aufwendungshilfen ( soweit vorhanden )
     • Betriebskostenvorauszahlungen
     • Heizkostenvorauszahlungen sowie
     • übrige Aufwendungen ( soweit vorhersehbar )

3. 2. Mietverhältnisse

4. • Abschluss und Kündigung, jedoch keine Vermittlung (Maklertätigkeit) von Mietverträgen, einschließlich der Abnahme und Übergabe der Wohnungen, Garagen bzw. Einstellplätze mit Protokoll.
   • Mietinkasso und Geltendmachung aller Ansprüche, die dem Eigentümer aus den Mietverhältnissen zustehen. Hierzu gehört die Begleitung, nicht aber die Durchführung eines Mahnbescheid- / Gerichtsverfahrens.
   • Annahme und Abrechnung von vereinbarten Mietkautionen.
   • Geltendmachung von Mieterhöhungen entsprechend den vertraglichen und/oder rechtlichen Möglichkeiten unter Berücksichtigung der Marktsituation.
   • Ermittlung und Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten gegenüber den Mietern. - Ermittlung und Abrechnung umlagefähiger Betriebskosten gegenüber den Mietern unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Grundsätze sowie der mietvertraglichen Bestimmungen.
   • Anpassungen der Nebenkosten-Vorauszahlungen.
   • Gesamter mündlicher und schriftlicher Verkehr mit den Mietern.
   • Die Verwaltung sorgt für die Durchführung der Hausordnung.

5. 3. Zahlungsverkehr

6. • Pünktliche Bezahlung aller die Objekte betreffenden Bewirtschaftungskosten und Annuitäten nach vorheriger Prüfung.

7. 4. Behörden

8. • Gesamter mündlicher und schriftlicher Verkehr mit den Behörden im Zusammenhang mit der Verwaltung der Anwesen.

9. 5. Versicherungen

10. • Prüfung des Versicherungsbedarfs.
    • Abschluss und Kündigung von Versicherungsverträgen für die Objekte.
    • Abwicklung von Schadensfällen mit den Versicherungsgesellschaften und Dritten.

11. 6. Hilfskräfte

12. • Anweisung und Überwachung von Hilfskräften (Hauswarte und dgl.).

13. 7. Geräte und Heizmaterial

14. • Beschaffung der für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung erforderlichen Gebrauchsgegenstände (wie Geräte für Hauswarte) und Versorgungsgütern (wie Heizmaterial).

15. 8. Hausbuchhaltung

16. • Erfassung aller Zahlungsvorgänge.
    • Erstellung von Jahresabrechnungen bis zum Ultimo September des Folgejahres.
    • Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung in dem Vertragszeitraum, getrennt für jede Wirtschaftseinheit. Insbesondere Führen und Abrechnen von:
      • Eigentümerkonten je Sondereigentum
      • Mieterkonten je Mieteinheit
      • Einnahmekonten für Erträge
      • Ausgabekonten je Kostenart
      • Rückstellungskonten einschließlich Anlage der Geldmittel
      • Verrechnungskonten für Versicherungsschäden
    • Mitbuchen der Einnahmen und Ausgaben auf dem Bankkonto
    • Überwachen der pünktlichen Hausgeld- und Mietzahlung
    • Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, Melden der Gesamtheizkosten an das beauftragte Serviceunternehmen, Einbuchen der von diesen Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sondereigentum / Mieteinheit in die Einzel-Jahresabrechnung.

17. 9. Geldverwaltung

18. • Verwaltung der Gelder bei einer Großbank, sofern keine Sondervereinbarung getroffen wurde.
    • Anlage von Instandhaltungsrücklagen bei einer Großbank gemäß Beschluss der Eigentümerversammlung.

19. 10. Eigentümerversammlungen (bei Eigentümergemeinschaften)

20. • Regelmäßige Einberufung und ordnungsgemäße Einladung zu Wohnungseigentümer­versammlungen mit anschließender Realisierung von Beschlüssen der Gemeinschaft.

21. 11. Verwaltungsbeirat (bei Eigentümergemeinschaften)

22. • Kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat einer Eigentümergemeinschaft. Einladung zur jährlichen Rechnungsprüfung und laufende Abstimmung in Bezug auf vorzunehmende Instandhaltungsarbeiten.

II. Technische Verwaltung

1. 1. Instandhaltung und Instandsetzung:

2. • Laufende Überwachung des baulichen Zustandes (ggf. unter Hinzuziehung sachkundiger Dritter für bautechnische Sonderfragen auf Rechnung des Eigentümers).
   • Vergabe und Überwachung aller erforderlichen Reparaturen, Um- und Ausbauten, Modernisierungen und Sanierungen unter Auswahl geeigneter Fachfirmen.
   • Abschluss von Wartungsverträgen und Vergabe von Wartungsarbeiten in Abstimmung mit dem Eigentümer.

3. 2. Überwachung

4. • Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen.

5. 3. Sofortmaßnahmen

6. • Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden.

7. 4. Schlüsselbestellungen

8. • Beschaffen von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheitsschließanlage für das Sonder-/Teil-/Gemeinschaftseigentum.

9. 5. Sicherheitseinrichtungen

10. • Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) z.B. an:
      • der Heizung
      • den Aufzügen
      • den Blitzschutzanlagen
      • den Lüfteranlagen
      • den Notbeleuchtungen
      • den Brandschutzeinrichtungen

III. Allgemeine Verwaltung

1. 1. Aufgaben

2. • Telefon- und Schriftverkehr mit den Eigentümern, Verwaltungsbeiräten, Mietern, Behörden, Handwerkern und Dritten.
   • Büroleistungen, wie z.B. Porto, Telefon, Kopien und Dienstfahrten, soweit sie von der Verwaltung im Rahmen der aufgeführten Leistung veranlasst wurden.

IV. Technischer Gebäudeservice

1. 1. Durchführung von Hausmeisterdiensten

2. • Indoor:
     • Hausreinigung und Hauspflege
     • Bedienung und Überwachung der Heizanlage incl. Überwachung der Brennmittelvorräte
     • Bereitstellung der Mülltonnen zur Leerung und anschließendes Verbringen an den Standort
     • Betreuung und Kontrolle der Fahrstuhlanlage
     • Anbringung von Namensschildern
     • Reparatur von kleinen Schäden (z.B. Treppenhaus- und Garagenlicht)
     • Beachtung der Hausordnung
   • Outdoor:
     • Alle Arbeiten im Außenbereich: Rasen, Pflanzen, Bewässerung, Düngung,
     • Reinigung, Pflege, Anlage und Reparatur der Wege,
     • Wartung der Zäune, Wasserläufe, Gullies Wartung,
     • Entsorgung von Abfall, Sperr- und Sondermüll
     • Winterdienst

3. 2. Durchführung von Instandhaltungstätigkeiten gegen gesonderte Rechnung

4. • in Bearbeitung

5. 3. Durchführung von Notdiensten

6. • in Bearbeitung

7. 4. Durchführung von Gebäudereinigung

8. • in Bearbeitung